Uma forma de as empresas contribuírem para a economia circular é estendendo o ciclo de vida dos dispositivos usados. Mas como fazer isso? No nosso artigo sobre Gestão de MDL, já falamos sobre a importância do gerenciamento seguro de ativos em uma organização. Hoje, vamos analisar as etapas do ciclo de vida completo de eletrônicos corporativos e as maneiras de tornar a gestão de dispositivos mais sustentável.
O que é o Ciclo de Vida de Ativos de TI?
O principal objetivo da Gestão do Ciclo de Vida de Ativos de TI (ITAM) é maximizar o uso de dispositivos em cada etapa. Isso é feito tanto para fins econômicos quanto ambientais.
A otimização do uso de ativos de TI reduz o gasto excessivo com dispositivos corporativos e torna todos os custos relacionados à gestão desses ativos mais previsíveis. Do ponto de vista ambientalmente amigável, estender o ciclo de vida do dispositivo contribui para a economia circular e reduz a superprodução de eletrônicos. Portanto, implementar as melhores práticas de ITAM em seus processos empresariais beneficia tanto sua empresa quanto o planeta.
Quais São as Etapas do Ciclo de Vida dos Ativos de TI?
Os especialistas dividem os processos de gestão de ativos de TI em várias etapas para torná-los mais explícitos e estruturados. Cada organização pode definir essas etapas de acordo com suas necessidades, mas geralmente são estabelecidas de três a cinco categorias principais.
No entanto, há um exemplo de uma estratégia de gestão de ativos mais detalhada. Ela é apresentada no artigo "Gestão de Ativos de TI", publicado pelo NIST. O ciclo de vida completo dos ativos corporativos inclui oito etapas: Estratégia, Planejamento, Projeto, Aquisição, Operação, Manutenção, Modificação e Descarte.
Vamos examinar detalhadamente a versão mais simples desse ciclo que reúne as melhores práticas para otimizar a utilização dos ativos. Ele consiste em cinco etapas consecutivas:
Preparação
Antes de comprar um dispositivo, você precisa se certificar de que está tomando uma decisão consciente. Para adquirir ativos de TI considerados, responda às seguintes perguntas:
- Para quais finalidades os novos ativos de TI serão utilizados?
- É possível usar algum dos dispositivos corporativos existentes para essa finalidade?
- De quantos ativos a empresa precisa?
- Há alguma maneira de reduzir esse número?
- Como os novos ativos de TI serão gerenciados? Que oportunidades a empresa tem para reutilizá-los e reciclá-los?
Além disso, você precisa considerar se a ferramenta existente de gestão de ativos de TI atende às necessidades da empresa quanto ao gerenciamento de dispositivos corporativos. Nesta etapa, você pode acabar decidindo que precisa de uma solução de gestão de ativos de TI mais avançada para lidar com mais dispositivos. Então, é melhor adiar a compra de novos dispositivos e primeiro escolher e implementar um novo software para ITAM.
Aquisição
Na segunda etapa, você precisa encontrar a maneira mais eficiente de comprar novos ativos de TI. Por exemplo, você pode resolver comprar dispositivos usados ao invés de novos ou optar por modelos mais antigos em vez dos recém-lançados. Nesta etapa, você pode reduzir significativamente os custos, portanto, pesquise bem o mercado para encontrar as melhores ofertas.
Implementação
Os dispositivos corporativos devem atender às normas de segurança de dados da empresa. Portanto, cada ativo de TI deve ser configurado para o nível de confidencialidade adequado para seu usuário. Você também precisa atribuir um status ao ativo de TI para acompanhar o estado em que o dispositivo se encontra, identificar o usuário atual do mesmo e a expectativa de vida útil daquele dispositivo. Todas essas informações são necessárias para manter a transparência do inventário de ativos de TI da empresa e fazer o melhor uso dos dispositivos existentes.
Gestão
Esta etapa inclui a manutenção eficiente dos ativos de TI durante sua vida útil. Nesta etapa, você precisa fazer reparos nos dispositivos, estender sua vida útil e impedir violações de dados. Para reduzir riscos de segurança, preste mais atenção aos acessos do dispositivo e use soluções de hardware e software para realizar o apagamento seguro de dados antes de passar o dispositivo de um funcionário para outro.
Às vezes, essa etapa é dividida em duas partes: Utilização e Gestão. Entretanto, isso geralmente não faz sentido, pois as duas etapas estão inextricavelmente ligadas.
Descarte
A última parte da gestão de ativos de TI desempenha um papel fundamental na manutenção eficiente dos dispositivos corporativos. Quando um ativo de TI não está mais em condição de funcionamento ou se tornou obsoleto, você precisa prepará-lo para a saída da empresa.
Antes de tudo, certifique-se de que o dispositivo não pode ser reutilizado na empresa. Às vezes, ativos desatualizados ou que funcionam inadequadamente podem ser usados para tarefas menores.
Em segundo lugar, se você decidir descartar o dispositivo, precisará realizar a sanitização de dados tanto nos ativos de hardware quanto de software. Certifique-se de usar soluções certificadas para evitar a possibilidade de perda de dados.
Por último, escolha a opção sustentável para o descarte do ativo: doação, reciclagem ou revenda. Essa abordagem mostra que você gerencia seus ativos de forma responsável e se preocupa com o impacto ambiental das atividades da sua empresa.
Quais são as Melhores Práticas em Gestão de Ativos de TI?
Para tornar a ITAM mais eficaz, use os seguintes métodos:
- Implementação de documentação de processo. Todos os estágios do uso de ativos precisam ser descritos usando software de gestão de ativos de TI. A documentação deve ser transparente e coerente.
- Gestão de riscos. Todos os riscos associados a violações de dados devem ser avaliados e é necessário criar um plano de contingência para casos de perda de dados.
- Gestão da comunicação com os fornecedores. Crie um protocolo de comunicação a ser usado sempre que você interagir com fornecedores externos como parte da sua gestão de ativos.
Além disso, implemente técnicas de gestão de projetos na ITAM para torná-la mais organizada. Isso implica ter um líder forte que monitorará ativamente o processo e resolverá rapidamente quaisquer problemas que surgirem.
Como Estender o Ciclo de Vida do Dispositivo?
Além dos benefícios para o seu negócio, a gestão de ativos é uma prática ambientalmente responsável que pode ser implementada no seu fluxo de trabalho. No entanto, pode não ser óbvio à primeira vista como estender o ciclo de vida do dispositivo.
Vamos discutir algumas práticas que ajudarão a prolongar a vida útil de um dispositivo.
Os testes regulares de dispositivos são essenciais. Você precisa verificar a integridade de seus ativos de TI para evitar falhas súbitas. Informe os funcionários com antecedência sobre os testes programados e faça dessas verificações parte da sua rotina da ITAM.
Também treine os funcionários sobre o uso responsável de dispositivos. Prepare materiais de treinamento para que essas informações possam ser facilmente divulgadas na empresa.
Lembre-se de instalar os sistemas operacionais e aplicativos mais recentes nos dispositivos corporativos. As atualizações geralmente fornecem recursos de segurança mais avançados e corrigem bugs. Todas essas melhorias podem prolongar a vida de um dispositivo e otimizar o uso de energia.
Além disso, preste atenção às últimas tendências em sanitização de dados. As novas e mais avançadas diretrizes são publicadas quase anualmente, portanto, você precisa garantir que seu software de apagamento de dados esteja em conformidade com elas.
Conclusão
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O NSYS Data Erasure está em conformidade com as diretrizes do NIST SP 800-88 e é certificado pela ADISA. A solução fornece um certificado de destruição de dados para cada dispositivo confirmando que os dados foram apagados corretamente, de acordo com os padrões internacionais. Isso garante a sanitização de dados e protege contra quaisquer riscos de violações de dados ou acesso não autorizado.
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