Un modo in cui un'azienda può contribuire all'economia circolare è estendere il ciclo di vita dei dispositivi usati. Ma come si fa? Nel nostro articolo sulla Gestione MDL, abbiamo già discusso l'importanza del tracciamento sicuro degli asset all'interno dell'organizzazione. Oggi, esploriamo le fasi dell'intero ciclo di vita dell'elettronica aziendale e modi per rendere la gestione dei dispositivi più sostenibile.
Cos'è il Ciclo di Vita degli Asset IT?
Lo scopo principale della Gestione del Ciclo di Vita degli Asset IT (ITAM) è massimizzare l'utilizzo dei dispositivi in ogni fase. Ciò viene fatto sia per scopi economici che ecologici.
L'ottimizzazione dell'uso degli asset riduce la spesa eccessiva su dispositivi aziendali e rende tutti i costi relativi alla gestione degli asset più prevedibili. Da una prospettiva ecologica, estendere il ciclo di vita del dispositivo contribuisce all'economia circolare riducendo la sovrapproduzione di elettronica. Pertanto, implementare le migliori pratiche di ITAM nelle operazioni aziendali è vantaggioso sia per la tua azienda che per il pianeta.
Quali sono le Fasi del Ciclo di Vita degli Asset IT?
Gli esperti dividono i processi di gestione degli asset in diverse fasi per renderli più espliciti e strutturati. Ogni organizzazione può impostare queste fasi secondo le proprie esigenze, ma di solito ci sono da tre a cinque categorie principali.
Tuttavia, esiste un esempio di una strategia di gestione degli asset più dettagliata. Viene presentata nell'articolo "Gestione degli Asset IT", pubblicato dal NIST. L'intero ciclo di vita degli asset aziendali include otto fasi: strategia, pianificazione, progettazione, acquisto, operazione, manutenzione, modifica e smaltimento.
Vediamo da vicino la sua versione più semplice che combina le migliori pratiche per ottimizzare l'uso degli asset. Consiste di cinque passaggi sequenziali:
Preparazione
Prima di acquistare il dispositivo, devi assicurarti di prendere una decisione calcolata. Per acquisire asset IT considerati, rispondi alle seguenti domande:
- Per quali scopi verranno utilizzati i nuovi asset IT?
- È possibile riutilizzare uno dei dispositivi aziendali esistenti per questi scopi?
- Quanti asset ha bisogno l'azienda?
- Questo numero può essere in qualche modo ridotto?
- Come verranno gestiti i nuovi asset IT? Quali opportunità ha l'azienda di riutilizzarli e riciclarli?
Inoltre, devi considerare se lo strumento di gestione degli asset IT esistente soddisfa le esigenze dell'azienda per mantenere i dispositivi aziendali. A questa fase, potresti decidere che hai bisogno di una soluzione di gestione degli asset IT più avanzata per gestire più dispositivi. Quindi, è meglio posticipare l'acquisto di nuovi dispositivi e scegliere e implementare prima un nuovo software ITAM.
Acquisizione
Nella seconda fase, devi trovare il modo più efficiente per acquistare nuovi asset IT. Ad esempio, potresti decidere di acquistare dispositivi di seconda mano invece di nuovi o preferire modelli più vecchi a quelli appena lanciati. In questa fase, puoi ridurre significativamente i costi, quindi cerca efficientemente sul mercato le migliori offerte.
Distribuzione
I dispositivi aziendali devono essere conformi alle norme di sicurezza dei dati dell'azienda. Quindi, ogni asset IT dovrebbe essere impostato su un livello di confidenzialità adatto al suo utente. Devi anche assegnare lo stato dell'asset per determinare la condizione del dispositivo, l'utente attuale e la durata prevista. Tutte queste informazioni sono necessarie per mantenere trasparente l'inventario degli asset aziendali e sfruttare al meglio i dispositivi esistenti.
Gestione
Questo passaggio include la manutenzione efficiente degli asset IT durante la loro vita utile. In questa fase, devi riparare i dispositivi, estendere i loro cicli di vita e prevenire violazioni dei dati. Per ridurre i rischi di sicurezza, presta attenzione aggiuntiva agli accessi del dispositivo e utilizza soluzioni hardware e software per eseguire la cancellazione sicura dei dati prima di passare il dispositivo da un dipendente all'altro.
A volte, il passaggio è diviso in due parti: Utilizzo e Gestione. Tuttavia, ciò di solito non ha senso poiché le due fasi sono indissolubilmente legate l'una all'altra.
Smaltimento
L'ultima parte della gestione degli asset IT gioca un ruolo cruciale nel mantenere efficientemente i dispositivi aziendali. Quando un asset IT non è più in condizioni di funzionamento o è diventato obsoleto, devi prepararlo per lasciare l'azienda.
Prima di tutto, assicurati che il dispositivo non possa essere riutilizzato all'interno dell'azienda. A volte, asset obsoleti o mal funzionanti possono essere utilizzati per compiti minori.
In secondo luogo, se decidi di disfarti del dispositivo, devi eseguire la sanificazione dei dati sia sugli asset hardware che software. Assicurati di utilizzare soluzioni certificate per eliminare la possibilità di perdita di dati.
Infine, scegli l'opzione sostenibile per il pensionamento dell'asset: dona, ricicla o rivendi. Questo approccio dimostra che prendi la gestione degli asset con responsabilità e ti preoccupi delle conseguenze ambientali delle attività della tua azienda.
Quali sono le Migliori Pratiche nella Gestione degli Asset IT?
Per rendere l'ITAM più efficace, utilizza i seguenti metodi:
- Implementazione della documentazione dei processi. Tutti i passaggi dell'uso degli asset devono essere descritti utilizzando il software di gestione degli asset IT. La documentazione dovrebbe essere trasparente e coerente.
- Gestione dei rischi. Tutti i rischi associati a violazioni dei dati dovrebbero essere stimati e dovrebbe essere creato un piano di emergenza in caso si verifichi una perdita di dati.
- Gestione dei fornitori. Crea un protocollo di comunicazione che verrà utilizzato ogni volta che interagisci con fornitori terzi come parte della tua gestione degli asset.
Inoltre, implementa tecniche di gestione dei progetti nell'ITAM per renderlo più organizzato. Ciò implica un leader forte che monitorerà attivamente il processo e risolverà rapidamente qualsiasi problema che si verifica.
Come Estendere il Ciclo di Vita del Dispositivo?
Oltre a beneficiare la tua azienda, la gestione degli asset è una pratica ecologicamente corretta che puoi implementare nel tuo flusso di lavoro. Tuttavia, potrebbe non essere evidente a prima vista come estendere il ciclo di vita del dispositivo.
Discutiamo di diverse pratiche che ti aiuteranno a prolungare la vita di quel dispositivo.
Il test regolare del dispositivo è un must. Devi controllare la condizione degli asset per prevenire guasti improvvisi. Notifica ai dipendenti i test pianificati in anticipo e rendi questi controlli una parte della tua routine ITAM.
Inoltre, educa i dipendenti sull'uso responsabile del dispositivo. Prepara risorse di formazione affinché queste informazioni possano essere facilmente diffuse nell'azienda.
Ricorda di installare le ultime versioni dei sistemi operativi e delle app sui dispositivi aziendali. Gli aggiornamenti di solito forniscono funzionalità di sicurezza più avanzate e correzioni di bug. Tutti questi miglioramenti potrebbero prolungare la vita del dispositivo e ottimizzare l'uso dell'energia.
Inoltre, presta attenzione alle ultime tendenze nella sanificazione dei dati. Le nuove e più avanzate linee guida vengono pubblicate quasi annualmente, quindi devi assicurarti che il tuo software di cancellazione dei dati sia conforme ad esse.
Conclusione
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