Manter os dados corporativos e as informações sobre seus clientes atualizados não é nada fácil, mesmo para pequenas empresas. Quando uma empresa cresce, ela fica sobrecarregada com planilhas e documentos dispersos. No entanto, isso não é conveniente nem seguro. Para proteger os dados e otimizar processos, os chefes de negócios devem implementar as melhores práticas de higiene de dados. Neste artigo, analisaremos algumas delas e ajudaremos você a criar uma estratégia de gestão de dados para sua empresa. Continue lendo!
O Que É Higiene de Dados?
O principal objetivo da higiene de dados é manter todas as informações precisas. Ela também é frequentemente chamada de processo de limpeza de dados e inclui a padronização de dados e a remoção de erros, informações duplicadas e desatualizadas. O processo de higiene de dados deve ser contínuo e fazer parte integrante da cultura corporativa.
Por Que a Higiene de Dados é Importante?
Em primeiro lugar, a higiene de dados adequada torna seus processos comerciais mais fáceis e convenientes. Quando cada funcionário sabe exatamente onde encontrar os detalhes de contato necessários ou o histórico de compras de um cliente, o fluxo de trabalho se torna mais transparente tanto para empregadores quanto para funcionários. Além disso, isso reduz o risco de erros.
Em segundo lugar, ter regras claras de manutenção de dados torna a entrada dos mesmos mais fácil e menos demorada. Isso é especialmente útil para equipes de vendas e de marketing que mantêm registros de clientes e precisam inserir novas informações com frequência e atualizar regularmente a base de clientes. Além disso, ao implementar essas regras de higiene de dados, você pode eliminar a inserção manual de dados do processo e encontrar soluções automatizadas.
Em terceiro lugar, dados limpos aprimoram a tomada de decisões. Ter uma imagem clara de seus registros existentes é fundamental para coletar insights baseados em dados e construir sua estratégia de marketing de forma eficiente.
Por último, mas não menos importante, a coleta de dados transparente e regulamentada é segura! Atualmente, proteger os dados corporativos e do cliente deve ser uma prioridade para qualquer organização. A conformidade com as normas de privacidade de dados é essencial para eliminar os riscos de violações de dados e mostrar seu profundo compromisso com os valores éticos.
Quais São as Melhores Práticas de Higiene de Dados?
Para implementar a higiene de dados em seu fluxo de trabalho, você precisa criar uma estratégia passo a passo com base em regras de qualidade estabelecidas. Reunimos algumas práticas de higiene de dados que podem ser úteis para sua empresa:
Auditorias Regulares
Para manter a qualidade da higiene de dados, realize auditorias regulares de todos os bancos de dados existentes na empresa. Concentre-se nos seguintes passos:
- Validação de dados. Revise todas as informações e verifique se elas precisam ser atualizadas. Corrija erros e remova os registros duplicados. Isso beneficiará a atividade geral de marketing e de vendas da sua empresa.
- Avaliação do sistema. Faça uma análise crítica de CRM que você está usando e decida se ele atende às necessidades da empresa. Uma auditoria é a oportunidade perfeita para repensar seu sistema atual e encontrar maneiras de otimizá-lo.
- Implementação de novas ferramentas. Se você estiver enfrentando problemas na manutenção da higiene adequada de dados, talvez seja necessário usar soluções adicionais e mais profundas que ajudarão você a agilizar o processo. Podem ser serviços para automatizar a entrada ou a análise de dados, bem como um software avançado para proteção de dados.
- Gerenciamento de acessos. Por motivos de segurança, os bancos de dados devem ser acessíveis apenas a determinados funcionários. Durante as auditorias, você deve verificar se as pessoas autorizadas têm acesso aos dados confidenciais.
Treinamento de Funcionários
Todas as pessoas que interagem com os dados de CRM precisam conhecer os valores principais de higiene de dados da empresa. Portanto, realize treinamentos regulares, discuta abertamente a importância da manutenção completa dos dados e prepare descrições passo a passo de processos para que os novos funcionários possam entender facilmente o processo. Os funcionários devem ser incentivados a manter os dados limpos e precisos.
Sanitização de Dados
Alguns dados se tornam irrelevantes com o tempo. Por exemplo, você pode não precisar mais dos contatos de empresas com as quais não trabalha. Esses dados devem ser apagados de acordo com as normas de segurança relativas à proteção de dados.
Para dados deixados em dispositivos, use soluções certificadas de destruição de dados, como o NSYS Data Erasure. Essa solução garante a sanitização segura e irreversível de dados.
Padrões de Dados
Essa é uma das partes mais importantes da higiene de dados. Para garantir que seus dados sejam precisos, é necessário estabelecer regras para coletá-los. Determine quais informações você precisa (nomes de clientes, números de telefone, e-mails, etc.) e crie um método fácil para seus funcionários preenchê-las. Além disso, se você coletar o mesmo tipo de dados em lugares diferentes, todos eles devem ser preenchidos de forma padronizada.
Neste ponto, é crucial pensar nos dados de que você precisa para suas análises. Por exemplo, talvez você não precise saber o setor de um cliente para contatá-lo, mas essas informações podem ser úteis para suas campanhas de marketing. Portanto, determine as principais categorias e padronize a maneira de preencher os dados em cada uma delas.
Governança de Dados
Embora a higiene de dados seja responsabilidade de todos os funcionários que interagem com informações corporativas e de clientes, uma pessoa específica ou uma equipe deve ser responsável por esses processos. Se ninguém estiver encarregado de implementar as melhores práticas de qualidade de dados, treinamento de funcionários, auditorias e outras, esses processos não evoluirão. Um sistema de governança de dados em funcionamento é o primeiro passo para uma higiene de dados de alta qualidade.
Como Manter a Higiene de Dados em Empresas que Comercializam Dispositivos Usados?
Embora as práticas de higiene de dados sejam universais e possam ser usadas por qualquer empresa, vamos discutir a melhor forma de adaptá-las para empresas de dispositivos usados.
Além de implementar as práticas mencionadas acima, lembre-se de realizar a destruição segura de dados sensíveis em dispositivos no seu armazém. Isso significa usar soluções de software certificadas, como o NSYS Data Erasure. Ele higieniza rapidamente o telefone ou tablet e fornece um relatório de que os dados foram apagados de acordo com os padrões e regulamentações internacionais, como NIST, ADISA e GDPR.
Além disso, com o NSYS Data Erasure, você pode conectar até 60 dispositivos a um único PC e realizar a destruição de dados simultaneamente. Clique no link abaixo para experimentar a solução!
