Mantenere i dati aziendali e le informazioni sui clienti aggiornate è una sfida, anche per le piccole imprese. Quando l'azienda cresce, diventa sovraccarica di fogli di calcolo e documenti sparsi. Tuttavia, questo non è né conveniente né sicuro. Per proteggere i dati e ottimizzare i processi, i leader aziendali dovrebbero implementare le migliori pratiche di igiene dei dati. In questo articolo, ne discuteremo alcune e ti aiuteremo a creare una strategia di gestione dei dati per la tua azienda. Segui il nostro percorso!
Cos'è l'Igiene dei Dati?
L'obiettivo principale dell'igiene dei dati è mantenere tutte le informazioni accurate. È anche chiamato processo di pulizia dei dati e include la standardizzazione dei dati e la rimozione di errori, duplicati e informazioni obsolete. Il processo di igiene dei dati dovrebbe essere continuo e parte della cultura aziendale.
Perché l'Igiene dei Dati è Importante?
Prima di tutto, una corretta igiene dei dati rende i processi aziendali più semplici e convenienti. Quando ogni lavoratore sa esattamente dove trovare i dettagli di contatto necessari o la cronologia degli acquisti di un cliente, il flusso di lavoro è più trasparente sia per i datori di lavoro che per i dipendenti. Inoltre, ciò riduce i rischi di errori.
In secondo luogo, avere regole chiare su come i dati devono essere mantenuti rende l'inserimento dei dati più facile e meno dispendioso in termini di tempo. Questo è particolarmente vantaggioso per i team di vendita e marketing che mantengono i record dei clienti e devono aggiornare frequentemente la base clienti. Inoltre, implementando queste regole di igiene dei dati, è possibile eliminare l'inserimento manuale dei dati e trovare soluzioni automatizzate.
In terzo luogo, dati puliti migliorano il processo decisionale. Vedere un quadro chiaro dei tuoi record esistenti è cruciale per raccogliere informazioni basate sui dati e costruire una strategia di marketing efficace.
Ultimo ma non meno importante, la raccolta di dati trasparente e regolamentata è sicura! Al giorno d'oggi, proteggere i dati aziendali e dei clienti dovrebbe essere una priorità per qualsiasi organizzazione. Conformarsi alle normative sulla privacy dei dati è essenziale per eliminare i rischi di perdita dei dati e dimostrare il tuo forte impegno verso i valori etici.
Quali Sono le Migliori Pratiche di Igiene dei Dati?
Per implementare l'igiene dei dati nel tuo flusso di lavoro, devi creare una strategia passo dopo passo basata sulle regole di qualità stabilite. Abbiamo raccolto diverse pratiche per l'igiene dei dati che potrebbero essere utili alla tua azienda:
Audit Regolari
Per mantenere la qualità dell'igiene dei dati, esegui controlli regolari di tutte le banche dati presenti nell'azienda. Concentrati sui seguenti passaggi:
- Validazione dei dati: passa in rassegna tutte le informazioni e verifica se necessitano di un aggiornamento. Correggi errori e cancella i record duplicati. Questo gioverà all'attività di marketing e vendite della tua azienda.
- Valutazione del sistema: guarda il CRM che stai utilizzando da una prospettiva critica e decidi se soddisfa le esigenze dell'azienda. Un audit è l'occasione perfetta per ripensare il sistema attuale e trovare un modo per ottimizzarlo.
- Implementazione di nuovi strumenti: se incontri problemi nel mantenere una corretta igiene dei dati, potresti aver bisogno di utilizzare soluzioni aggiuntive e più approfondite che ti aiuteranno a semplificare il processo. Questi potrebbero essere servizi per automatizzare l'inserimento dei dati o l'analisi, nonché software avanzati per la protezione dei dati.
- Gestione degli accessi: per motivi di sicurezza, le banche dati dovrebbero essere accessibili solo a determinati dipendenti. Durante gli audit, dovresti verificare che il personale autorizzato abbia accesso ai dati riservati.
Formazione dei Dipendenti
Tutte le persone che interagiscono con i dati del CRM devono conoscere i valori fondamentali dell'igiene dei dati dell'azienda. Pertanto, fornisci una formazione regolare, discuti apertamente l'importanza della manutenzione accurata dei dati e prepara descrizioni dettagliate dei processi in modo che i nuovi lavoratori possano comprendere facilmente il processo. I dipendenti dovrebbero essere incoraggiati a mantenere i dati puliti e ad assicurarsi della loro accuratezza.
Sanificazione dei Dati
Alcuni dati diventano irrilevanti nel tempo. Ad esempio, potresti non aver bisogno dei contatti di aziende con cui non lavori più. Questi dati devono essere cancellati in conformità con le norme di sicurezza relative alla protezione dei dati.
Per i dati rimasti sui dispositivi, utilizza soluzioni di distruzione dei dati certificate come NSYS Data Erasure. Fornirà una sanificazione sicura, protetta e irreversibile dei dati.
Standard dei Dati
È una delle parti più critiche dell'igiene dei dati. Per garantire che i tuoi dati siano accurati, devi stabilire le regole per la loro raccolta. Decidi quali informazioni sono necessarie (nomi dei clienti, numeri di telefono, email, ecc.) e crea un modo semplice per i tuoi lavoratori di inserirle. Inoltre, se raccogli lo stesso tipo di dati in diversi punti, tutti devono essere compilati in modo standard.
A questo punto, è cruciale pensare ai dati di cui hai bisogno per le tue analisi. Ad esempio, potresti non aver bisogno di conoscere il settore del cliente per contattarlo, ma questa informazione può essere utile per le tue campagne di marketing. Quindi, definisci le categorie chiave e standardizza il modo in cui inserisci i dati in ciascuna di esse.
Governance dei Dati
Sebbene l'igiene dei dati sia responsabilità di ogni lavoratore che interagisce con informazioni aziendali e dei clienti, una persona o un team dovrebbe essere responsabile di questi processi. Se nessuno è incaricato di implementare le migliori pratiche di qualità dei dati, la formazione dei dipendenti, gli audit, ecc., questi processi non si svilupperanno. Un framework di governance dei dati funzionante è il primo passo verso un'igiene dei dati di alta qualità.
Come Mantenere l'Igiene dei Dati per le Aziende di Dispositivi Usati?
Sebbene le pratiche di igiene dei dati siano universali e possano essere utilizzate da qualsiasi azienda, discutiamo di come adattarle in modo più efficace alle aziende che utilizzano dispositivi.
Oltre a implementare le pratiche sopra menzionate, ricorda di eseguire la distruzione sicura dei dati sensibili sui tuoi dispositivi di magazzino. Ciò significa utilizzare soluzioni software certificate, come NSYS Data Erasure. Questo sanifica rapidamente il telefono o il tablet e fornisce un report che conferma che i dati sono stati cancellati in conformità con gli standard e le normative internazionali come NIST, ADISA e GDPR.
Inoltre, con NSYS Data Erasure, puoi collegare fino a 60 dispositivi a un singolo PC ed eseguire la distruzione dei dati simultaneamente. Per provare la soluzione, clicca il link qui sotto!
