Una forma en que un negocio puede contribuir a la economía circular es extendiendo el ciclo de vida de los dispositivos usados. Pero, ¿cómo se hace eso? En nuestro artículo sobre la Gestión de MDL, ya hemos discutido la importancia de un seguimiento seguro de los activos dentro de la organización. Hoy, exploremos las etapas del ciclo de vida completo de la electrónica corporativa y las formas de hacer la gestión de dispositivos más sostenible.
¿Qué es el ciclo de vida de activos de TI?
El propósito principal de la Gestión del ciclo de vida de activos de TI (ITAM) es maximizar el uso de dispositivos en cada etapa. Esto se hace tanto por razones económicas como ecológicas.
La optimización del uso de activos reduce el gasto excesivo en dispositivos corporativos y hace que todos los costos relacionados con la gestión de activos sean más predecibles. Desde una perspectiva ecológicamente amigable, extender el ciclo de vida del dispositivo contribuye a la economía circular mientras reduce la sobreproducción de electrónicos. Por lo tanto, implementar las mejores prácticas de ITAM en tus operaciones comerciales es beneficioso tanto para tu empresa como para el planeta.
¿Qué etapas tiene el ciclo de vida de activos de TI?
Los expertos dividen los procesos de gestión de activos en varias etapas para hacerlos más explícitos y estructurados. Cada organización puede establecer estas etapas según sus necesidades, pero generalmente hay de tres a cinco categorías principales.
Sin embargo, hay un ejemplo de una estrategia de gestión de activos más detallada. Se presenta en el artículo "Gestión de activos de TI", publicado por NIST. El ciclo de vida completo de los activos corporativos incluye ocho etapas: estrategia, Plan, Diseño, Adquisición, Operación, Mantenimiento, Modificación y Disposición.
Echemos un vistazo de cerca a su versión más simple que combina las mejores prácticas de optimización del uso de activos. Consiste en cinco pasos secuenciales:
Preparación
Antes de comprar el dispositivo, necesitas asegurarte de tomar una decisión calculada. Para adquirir activos de TI considerados, responde las siguientes preguntas:
- ¿Para qué propósitos se utilizarán los nuevos activos de TI?
- ¿Se pueden reutilizar algunos de los dispositivos corporativos existentes para estos fines?
- ¿Cuántos activos necesita la empresa?
- ¿Se puede reducir de alguna manera este número?
- ¿Cómo se gestionarán los nuevos activos de TI? ¿Qué oportunidades tiene la empresa para reutilizarlos y reciclarlos?
Además, necesitas considerar si la herramienta de gestión de activos de TI existente cumple con las necesidades de la empresa para mantener dispositivos corporativos. En esta etapa, puedes decidir que necesitas una solución de gestión de activos de TI más avanzada para manejar más dispositivos. Entonces, es mejor retrasar la compra de nuevos dispositivos y elegir e implementar primero un nuevo software ITAM.
Adquisición
En la segunda etapa, necesitas encontrar la forma más eficiente de comprar nuevos activos de TI. Por ejemplo, podrías decidir comprar dispositivos de segunda mano en lugar de nuevos o preferir modelos más antiguos a los recién lanzados. En esta etapa, puedes reducir significativamente los costos, así que busca eficientemente en el mercado las mejores ofertas.
Despliegue
Los dispositivos corporativos deben cumplir con las normas de seguridad de datos de la empresa. Por lo tanto, cada activo de TI debe configurarse a un nivel de confidencialidad adecuado para su usuario. También necesitas asignar un estado al activo para determinar la condición del dispositivo, el usuario actual y la vida útil prevista. Toda esta información es necesaria para mantener el inventario de activos de la empresa transparente y hacer el mejor uso de los dispositivos existentes.
Gestión
Este paso incluye el mantenimiento eficiente de los activos de TI durante su vida útil. En esta etapa, necesitas reparar dispositivos, extender sus ciclos de vida y prevenir violaciones de datos. Para reducir los riesgos de seguridad, presta atención adicional a los accesos del dispositivo y utiliza soluciones de hardware y software para realizar un borrado seguro de datos antes de entregar el dispositivo de un empleado a otro.
A veces, el paso se divide en dos partes: Utilización y Gestión. Sin embargo, eso generalmente no tiene sentido ya que las dos etapas están inseparablemente unidas.
Disposición
La última parte de la gestión de activos de TI juega un papel crucial en el mantenimiento eficiente de los dispositivos corporativos. Cuando un activo de TI ya no está en condiciones de trabajo o se ha vuelto obsoleto, necesitas prepararlo para salir de la empresa.
Primero que nada, asegúrate de que el dispositivo no pueda ser reutilizado dentro de la empresa. A veces, los activos obsoletos o mal funcionando pueden ser utilizados para tareas menores.
En segundo lugar, si decides disponer del dispositivo, necesitas realizar una sanitización de datos en ambos activos, hardware y software. Asegúrate de usar soluciones certificadas para eliminar la posibilidad de pérdida de datos.
Por último, elige la opción sostenible para la jubilación del activo: donar, reciclar o revender. Este enfoque muestra que tomas la gestión de activos responsablemente y te preocupas por las consecuencias ambientales de las actividades de tu empresa.
¿Cuáles son las mejores prácticas en la gestión de activos de TI?
Para hacer el ITAM más efectivo, usa los siguientes métodos:
- Implementación de documentación de procesos. Todos los pasos del uso de activos deben ser descritos utilizando software de gestión de activos de TI. La documentación debe ser transparente y coherente.
- Gestión de riesgos. Todos los riesgos asociados con violaciones de datos deben ser estimados, y se debe crear un plan de emergencia en caso de que ocurra alguna pérdida de datos.
- Gestión de proveedores. Crea un protocolo de comunicación que se utilizará cada vez que interactúes con proveedores de terceros como parte de tu gestión de activos.
Además, implementa técnicas de gestión de proyectos en el ITAM para hacerlo más organizado. Esto implica un líder fuerte que monitoreará activamente el proceso y resolverá rápidamente cualquier problema que ocurra.
¿Cómo extender el ciclo de vida del dispositivo?
Aparte de beneficiar a tu negocio, la gestión de activos es una práctica ecológicamente amigable que puedes implementar en tu flujo de trabajo. Sin embargo, puede que no sea aparente a primera vista cómo extender el ciclo de vida del dispositivo.
Discutamos varias prácticas que te ayudarán a prolongar la vida de ese dispositivo.
El testeo regular de dispositivos es imprescindible. Necesitas verificar la condición de los activos para prevenir averías repentinas. Notifica a los empleados sobre las pruebas planificadas con anticipación y haz que estas verificaciones sean parte de tu rutina ITAM.
Además, educa a los empleados sobre el uso responsable de dispositivos. Prepara recursos de formación para que esta información pueda ser fácilmente difundida en la empresa.
Recuerda instalar las últimas versiones de sistemas operativos y aplicaciones en los dispositivos corporativos. Las actualizaciones generalmente proporcionan características de seguridad más avanzadas y corrigen errores. Todas esas mejoras pueden prolongar la vida del dispositivo y optimizar el uso de energía.
Además, presta atención a las últimas tendencias en sanitización de datos. Las nuevas y más avanzadas directrices se publican casi anualmente, por lo que necesitas asegurarte de que tu software de borrado de datos cumpla con ellas.
Conclusión
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NSYS Data Erasure cumple con las directrices NIST SP 800-88 y está certificado por ADISA. La solución proporciona un certificado de destrucción de datos para cada dispositivo para confirmar que los datos han sido borrados correctamente, de acuerdo con los estándares internacionales. Garantiza la sanitización de datos y protege contra cualquier riesgo de violaciones de datos o acceso no autorizado.
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