Один из способов, как бизнес может способствовать экономике замкнутого цикла, — это продление срока службы б/у устройств. Но как это сделать? В нашей статье о MDL менеджменте мы уже обсуждали важность безопасного управления девайсами внутри организации. Сегодня давайте рассмотрим этапы полного жизненного цикла корпоративной электроники и способы сделать управление устройствами более устойчивым.
Что такое жизненный цикл ИТ-активов?
Основная цель управления жизненным циклом ИТ-активов (ITAM) — продлить использование устройств на каждом этапе. Это делается как в экономических, так и в экологических целях.
Оптимизация использования ИТ-активов сокращает чрезмерные расходы на корпоративные устройства и делает все затраты, связанные с управлением девайсами, более предсказуемыми. С экологической точки зрения, продление срока службы устройства способствует экономике замкнутого цикла и снижает перепроизводство электроники. Поэтому внедрение лучших практик ITAM в ваши бизнес-процессы выгодно как для вашей компании, так и для планеты.
Каковы этапы жизненного цикла ИТ-активов?
Эксперты разделяют процессы управления ИТ-активами на несколько этапов, чтобы сделать их более ясными и структурированными. Каждая организация может устанавливать эти этапы в соответствии со своими потребностями, но обычно выделяют от трех до пяти основных категорий.
Однако есть пример более детальной стратегии управления активами. Он представлен в статье «Управление ИТ-активами», опубликованной NIST. Полный жизненный цикл корпоративных активов включает восемь этапов: стратегия, планирование, проектирование, закупка, эксплуатация, обслуживание, модификация и утилизация.
Давайте подробнее рассмотрим более простую версию этого цикла, которая объединяет лучшие практики оптимизации использования активов. Она состоит из пяти последовательных шагов:
Подготовка
Перед покупкой устройства вам нужно убедиться, что вы принимаете обдуманное решение. Чтобы приобрести ИТ-активы, ответьте на следующие вопросы:
- Для каких целей будут использоваться новые ИТ-активы?
- Могут ли какие-либо из существующих корпоративных устройств быть использованы для этих целей?
- Сколько активов нужно компании?
- Можно ли как-то сократить это количество?
- Как будут управляться новые ИТ-активы? Какие возможности есть у компании для их повторного использования и переработки?
Кроме того, вам нужно рассмотреть, удовлетворяет ли существующий инструмент управления ИТ-активами потребности компании в менеджменте корпоративных устройств. На этом этапе вы можете решить, что вам нужно более продвинутое решение для управления ИТ-активами, чтобы управлять большим количеством девайсов. Тогда лучше отложить покупку новых устройств и сначала выбрать и внедрить новое программное обеспечение для ITAM.
Приобретение
На втором этапе вам нужно найти наиболее эффективный способ покупки новых ИТ-активов. Например, вы можете решить купить подержанные устройства вместо новых или предпочесть старые модели только что выпущенным. На этом этапе вы можете значительно сократить расходы, поэтому эффективно исследуйте рынок для поиска лучших предложений.
Внедрение
Корпоративные устройства должны соответствовать нормам безопасности данных компании. Поэтому каждый ИТ-актив должен быть настроен на уровень конфиденциальности, подходящий его пользователю. Вам также нужно назначить статус ИТ-актива, чтобы отслеживать, в каком состоянии находится девайс, кто его текущий пользователь и какой предполагаемый срок службы устройства. Вся эта информация необходима для поддержания прозрачности инвентаризации ИТ-активов компании и максимально эффективного использования существующих устройств.
Управление
Этот этап включает эффективное поддержание ИТ-активов в течение их полезного срока службы. На этом этапе вам нужно ремонтировать устройства, продлевать их срок службы и предотвращать утечки данных. Чтобы снизить риски безопасности, уделите дополнительное внимание доступам устройства и используйте аппаратные и программные решения для выполнения безопасного стирания данных перед передачей устройства от одного сотрудника другому.
Иногда этот этап делится на две части: Использование и Управление. Однако это обычно не имеет смысла, поскольку эти два этапа неразрывно связаны друг с другом.
Утилизация
Последняя часть управления ИТ-активами играет ключевую роль в эффективном поддержании корпоративных устройств. Когда ИТ-актив больше не находится в рабочем состоянии или устарел, вам нужно подготовить его к выходу из компании.
Прежде всего, убедитесь, что устройство не может быть повторно использовано внутри компании. Иногда устаревшие или плохо работающие активы могут быть использованы для мелких задач.
Во-вторых, если вы решите утилизировать устройство, вам нужно выполнить санацию данных как на аппаратных, так и на программных активах. Убедитесь, что вы используете сертифицированные решения, чтобы исключить возможность утечки данных.
Наконец, выберите устойчивый вариант утилизации актива: пожертвование, переработка или перепродажа. Этот подход показывает, что вы ответственно относитесь к управлению активами и заботитесь о экологических последствиях деятельности вашей компании.
Каковы лучшие практики в управлении ИТ-активами?
Чтобы сделать ITAM более эффективным, используйте следующие методы:
- Внедрение документации процесса. Все этапы использования актива должны быть описаны с использованием программного обеспечения для управления ИТ-активами. Документация должна быть прозрачной и последовательной.
- Управление рисками. Все риски, связанные с утечками данных, должны быть оценены, и должен быть создан план действий на случай потери данных.
- Управление общения с поставщиками. Создайте протокол общения, который будет использоваться каждый раз, когда вы взаимодействуете с внешними поставщиками как часть вашего управления активами.
Кроме того, внедрите методы проджект менеджмента в ITAM, чтобы сделать его более организованным. Это подразумевает наличие сильного лидера, который будет активно контролировать процесс и быстро решать возникающие проблемы.
Как продлить срок службы устройства?
Помимо преимуществ для вашего бизнеса, управление активами — это экологически ответственная практика, которую вы можете внедрить в свой рабочий процесс. Однако с первого взгляда может быть не очевидно, как продлить срок службы устройства.
Давайте обсудим несколько практик, которые помогут вам продлить жизнь устройства.
Регулярное тестирование устройств обязательно. Вам нужно проверять состояние ИТ-активов, чтобы предотвратить внезапные поломки. Заранее сообщите сотрудникам о запланированном тестировании и сделайте эти проверки частью вашей рутины ITAM.
Также обучите сотрудников ответственному использованию устройств. Подготовьте учебные материалы, чтобы эта информация могла быть легко распространена в компании.
Не забудьте устанавливать последние версии операционных систем и приложений на корпоративные устройства. Обновления обычно предоставляют более продвинутые функции безопасности и исправленные ошибки. Все эти улучшения могут продлить срок службы устройства и оптимизировать использование энергии.
Кроме того, обратите внимание на последние тенденции в области санации данных. Новые и более продвинутые руководства публикуются почти ежегодно, поэтому вам нужно убедиться, что ваше программное обеспечение для стирания данных соответствует им.
Заключение
Если вы работаете с большим количеством подержанных устройств, попробуйте решение NSYS Data Erasure! Оно может обрабатывать несколько смартфонов за раз: стирать до 60 устройств одновременно.
NSYS Data Erasure соответствует руководствам NIST SP 800-88 и сертифицировано ADISA. Решение предоставляет сертификат уничтожения данных для каждого устройства, подтверждающий, что данные были стерты корректно, в соответствии с международными стандартами. Это гарантирует санацию данных и защищает от любых рисков утечек данных или несанкционированного доступа.
Чтобы попробовать NSYS Data Erasure, запишитесь на демо!
