No início de vida de uma empresa, o rastreamento de estoque pode ser descomplicado, mesmo com ferramentas padrão, como planilhas do Excel. No entanto, rapidamente se torna necessário implementar soluções avançadas que atendam às necessidades de um negócio em crescimento. Então, como escolher o software certo para sua empresa? O artigo de hoje responde a essa pergunta, fornecendo uma visão abrangente dos sistemas de gerenciamento de estoque.
O que é um Sistema de Gerenciamento de Estoque?
Todas as mercadorias que uma empresa possui, incluindo itens em depósitos e lojas, são chamadas de estoque. O processo de rastreamento desses produtos é conhecido como gerenciamento de estoque e envolve o monitoramento de itens e pedidos, a análise de níveis de estoque e vendas, o reabastecimento do estoque entre outras tarefas. Esse processo pode ser complexo e, muitas vezes, requer uma solução de software para ser gerenciado de forma eficaz.
Um sistema de gerenciamento de estoque ajuda a automatizar o rastreamento de mercadorias e, em sistemas avançados, fornece recursos analíticos. Esses sistemas podem ser opcionais para pequenas empresas, mas à medida que o negócio cresce, tornam-se necessários.
Quais são as principais etapas do processo de Gerenciamento de Estoque?
Basicamente, o fluxo de trabalho do gerenciamento de estoque pode ser dividido em cinco etapas principais. Entendê-las ajudará você a escolher a solução de software que atenda a todas as suas necessidades. Vamos analisar cada etapa em detalhes, usando o nosso setor como exemplo.
Aquisição
Em primeiro lugar, você precisa construir seu estoque e adquirir dispositivos usados. Nessa etapa, é importante rastrear fornecedores, preços, condições dos dispositivos, datas e outros dados relevantes. Posteriormente, a análise desses dados ajudará você a identificar os melhores fornecedores para suas necessidades, calcular suas margens etc.
Triagem
Assim que os produtos chegarem ao seu depósito, você precisará organizá-los e rastrear a localização de cada dispositivo. Por exemplo, você pode organizar os itens de acordo com sua marca, condição e preço. Além disso, você pode usar números de unidade de manutenção de estoque (SKU) para facilitar o controle do seu estoque.
Reparos/produção
Embora nem todas as empresas reparem ou recondicionem dispositivos, essa etapa pode ser aplicada à maioria dos fluxos de trabalho. Se for o caso, você precisa monitorar e acompanhar essa atividade. Isso evitará que um telefone não reparado seja confundido com um reparado. Durante esta etapa, é importante coletar informações sobre os reparos, os custos associados, os defeitos corrigidos e outros detalhes relevantes.
Rastreamento de Pedidos, Embalagem e Envio
Ao receber um pedido, é necessário registrá-lo e, em seguida, acompanhar todo o processo de conclusão da transação. Ou seja, coletar informações sobre os itens encomendados, endereços de entrega e datas. Isso ajudará você a oferecer um atendimento ao cliente de alta qualidade, reduzir erros humanos e gerenciar seu fluxo de trabalho com eficiência.
Gestão de Vendas
Além disso, é importante coletar o máximo possível de informações sobre suas vendas. Isso é crucial para a análise das vendas e a tomada de decisões comerciais futuras. Por exemplo, você precisa de dados sobre os modelos de aparelhos mais vendidos, os dispositivos mais lucrativos e os canais de distribuição entre outros.
Por que sua empresa precisa de um Sistema de Gerenciamento de Estoque?
O acompanhamento manual dessas etapas de gerenciamento de estoque consome muito tempo, é pouco confiável e inconveniente. No entanto, implementar um sistema de gerenciamento de estoque no atacado pode otimizar o processo. Aqui estão algumas maneiras pelas quais uma solução de software pode tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente:
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Um sistema de gerenciamento de estoque facilita o processo de rastreamento de mercadorias. É muito conveniente ter todas as informações de que você precisa em um só lugar, organizadas e estruturadas de forma lógica. Assim, seus funcionários gastarão menos tempo com trabalho manual, e explicar o processo para os novos funcionários será mais fácil.
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Além das informações básicas do dispositivo (localização, valor e outras características simples), você pode coletar todos os dados que precisar. Por exemplo, o NSYS Inventory, desenvolvido especificamente para o setor de dispositivos usados, rastreia IMEIs, resultados de testes funcionais, defeitos, classificações e outros parâmetros.
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Os sistemas de gerenciamento de estoque são mais estáveis e têm um risco menor de exclusão acidental de dados em comparação com as planilhas. Isso proporciona maior segurança de dados.
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As soluções profissionais fornecem análises avançadas que ajudam a melhorar seu processo de tomada de decisões. Com mecanismos integrados, você pode detectar os produtos mais lucrativos, os motivos mais comuns de devoluções, os fornecedores que entregam mercadorias defeituosas etc.
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Quando você tem um sistema adequado para expandir sua empresa, o crescimento do negócio torna-se mais fácil. Mesmo que sua empresa seja pequena agora e tenha apenas um depósito, preparar-se para o crescimento futuro é uma decisão que trará benefícios para você futuramente.
Quais recursos um Sistema de Gerenciamento de Estoque deve ter para empresas de dispositivos usados?
Diferentes tipos de negócios exigem ferramentas diferentes para o gerenciamento eficaz de estoque. Portanto, é melhor escolher uma solução desenvolvida para seu setor que inclua os recursos especializados de que seu negócio precisa.
Para o negócio de dispositivos usados, considere soluções com as seguintes ferramentas.
Rastreamento de IMEI
As informações sobre cada dispositivo estão vinculadas ao número IMEI, facilitando a distinção de um telefone de outro. Como o IMEI é único, ele pode ser usado para rastrear tanto as características do dispositivo (suas listas negras, status de SIMlock e dívidas financeiras) quanto informações internas sobre a localização do telefone no depósito etc.
Além disso, os resultados das verificações do ESN e do NSYS Diagnostics são integrados ao NSYS Inventory, e as informações sobre mais de 60 testes de hardware podem ser visualizadas em uma única janela.
Análise Avançada
Além de rastrear o estoque, as soluções especializadas oferecem relatórios analíticos que ajudarão você a melhorar a tomada de decisões e focar nos itens mais lucrativos. Por exemplo, o NSYS Inventory analisa:
- Modelos de dispositivos mais populares
- Motivos de devoluções aos fornecedores
- Devoluções classificadas por fornecedor
- Modelos mais lucrativos
- Vendas e despesas em diferentes períodos
Ademais, a funcionalidade RMA integrada reduz o número de dispositivos defeituosos na etapa de aceitação. Analisar estatísticas ajudará a entender as causas principais de devoluções e a confiabilidade do fornecedor.
Rastreamento de Múltiplas Localizações
Até mesmo as pequenas empresas precisam usar um sistema de gerenciamento de estoque capaz de lidar com várias localizações, pois escalar sem isso se torna difícil.
A análise das informações de vários armazéns tanto separadamente quanto em conjunto pode trazer insights valiosos. Por exemplo, você pode rastrear os canais de vendas mais lucrativos e os funcionários mais eficientes, ou distribuir melhor suas mercadorias entre os locais.
Qual software de gerenciamento de estoque usar?
Se você está em busca de um sistema de gerenciamento de estoque para seu negócio de dispositivos usados, recomendamos o NSYS Inventory. A solução foi desenvolvida especificamente para empresas do nosso setor e é adequada tanto para negócios de varejo quanto de atacado. O NSYS Inventory possui todos os recursos necessários mencionados acima, incluindo rastreamento por IMEI, gerenciamento de múltiplas localizações e análises.
Além disso, o sistema é integrado ao NSYS Diagnostics, para que você obtenha automaticamente todos os resultados de testes em uma única janela.
Garanta que seu estoque esteja perfeitamente organizado para a escalabilidade do seu negócio sem o risco de falta de mercadorias!
