Al principio del viaje empresarial, el seguimiento del stock puede ser accesible, incluso con herramientas estándar como hojas de cálculo de Excel. Sin embargo, pronto se vuelve necesario implementar soluciones avanzadas que se ajusten a las necesidades de un negocio en crecimiento. Entonces, ¿cómo elegir el software adecuado para tu empresa? El artículo de hoy responde a esta pregunta, proporcionando una visión general integral de los sistemas de gestión de inventario.
¿Qué es un sistema de gestión de inventario?
Todos los productos que una empresa tiene en stock, incluyendo artículos en almacenes y tiendas, se llaman inventario. El proceso de seguimiento de estos productos se conoce como gestión de inventario. Implica monitorear artículos y pedidos, analizar niveles de stock y ventas, reabastecer el inventario y más. Este proceso puede ser complejo y, a menudo, requiere una solución de software para una gestión eficiente.
Un sistema de gestión de inventario ayuda a automatizar el seguimiento de existencias y, en sistemas avanzados, proporciona funciones analíticas. Tales sistemas pueden ser opcionales para pequeñas empresas, pero a medida que el negocio escala, se vuelven necesarios.
¿Cuáles son los principales pasos del proceso de gestión de inventario?
Básicamente, el flujo de trabajo de la gestión de inventario se puede dividir en cinco pasos principales. Comprenderlos te ayudará a elegir la solución de software que cubra todas tus necesidades. Hablemos de cada paso en detalle, usando nuestra industria como ejemplo.
Compra
Primero, necesitas construir tu inventario y comprar dispositivos usados. En esta etapa, es esencial rastrear proveedores, precios, condiciones de los dispositivos, fechas y otros datos relevantes. Posteriormente, analizar estos datos te ayudará a identificar los mejores proveedores para tus necesidades, calcular tus márgenes, etc.
Clasificación
Una vez que los productos llegan a tu almacén, necesitas organizarlos y rastrear la ubicación de cada artículo. Por ejemplo, puedes organizar los productos según su marca, estado y precio. Además, puedes utilizar números SKU (Unidad de Mantenimiento de Stock) para facilitar el seguimiento de tu inventario.
Reparaciones/producción
Aunque no todas las empresas reparan o reacondicionan dispositivos, este paso puede aplicarse a la mayoría de los flujos de trabajo. Sin embargo, si lo haces, necesitas controlar y rastrear esta actividad. Esto evitará confusiones entre un teléfono no reparado y uno reparado. Durante este paso, es importante recopilar información sobre reparaciones, costos asociados, defectos corregidos y otros detalles relevantes.
Seguimiento de pedidos, embalaje y envío
Cuando recibes un pedido, necesitas registrarlo y luego rastrear todo el progreso para cerrar el trato. Esto incluye recopilar información como los artículos solicitados, direcciones de envío y fechas. Esto te ayudará a proporcionar un servicio al cliente de alta calidad, reducir errores humanos y gestionar eficientemente tu flujo de trabajo.
Gestión de ventas
Además, necesitas recopilar la mayor cantidad de información posible sobre tus ventas. Es crucial para el análisis de ventas y las decisiones comerciales futuras. Por ejemplo, necesitas datos sobre los modelos de teléfonos más vendidos, los dispositivos más rentables y los canales de distribución más efectivos, etc.
¿Por qué tu negocio necesita un sistema de gestión de inventario?
Rastrear manualmente estos pasos del proceso de gestión de inventario es lento, poco fiable e incómodo. Sin embargo, implementar un sistema de gestión de inventario al por mayor puede beneficiar el proceso. A continuación, se presentan varias formas en que una solución de software puede hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente:
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Una solución de inventario facilita el proceso de seguimiento del stock. Es increíblemente conveniente tener toda la información que necesitas en un solo lugar, organizada y estructurada lógicamente. Por lo tanto, tus empleados dedicarán menos tiempo al trabajo manual y será más fácil explicar el proceso al nuevo personal.
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Además de la información básica sobre el dispositivo (ubicación, costo y otras características simples), puedes recopilar cualquier dato que necesites. Por ejemplo, NSYS Inventory, específicamente diseñado para la industria de dispositivos usados, rastrea IMEIs, resultados de pruebas funcionales, defectos, grados y otros parámetros.
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Los sistemas de gestión de inventario son más estables, reduciendo el riesgo de eliminación accidental de datos en comparación con las hojas de cálculo. Esto garantiza una mayor seguridad de los datos en comparación con las hojas de cálculo básicas.
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Las soluciones profesionales proporcionan análisis avanzados que te ayudarán a mejorar la toma de decisiones. Con mecanismos integrados, puedes detectar los artículos más rentables, las razones más comunes de las devoluciones, los proveedores que entregan productos defectuosos, etc.
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Cuando tienes un sistema adecuado para escalar el negocio, es más fácil hacer crecer la empresa. Incluso si tu negocio es ahora pequeño y solo tiene un almacén, es esencial prepararse para el crecimiento futuro. Implementar una solución escalable es una decisión que beneficiará en el futuro.
¿Qué características debe tener un sistema de gestión de inventario para el negocio de dispositivos usados?
Diferentes tipos de negocios requieren herramientas distintas para una gestión de inventario eficiente. Por lo tanto, es mejor elegir una solución desarrollada para tu industria que incluya las características especializadas que tu negocio necesita.
En cuanto al negocio de dispositivos usados, considera soluciones que tengan las siguientes herramientas:
Rastreo por IMEI
La información sobre cada dispositivo está conectada a su número IMEI, lo que facilita distinguir un teléfono de otro. Como el IMEI es único, se puede utilizar para rastrear tanto las características del dispositivo (listas negras, SIMlock, y estados financieros) como la información interna sobre la ubicación del teléfono en el almacén, etc. Además, NSYS Inventory tiene los resultados de ESN Checks y NSYS Diagnostics integrados en la solución, por lo que tienes información sobre más de 60 pruebas de hardware en una sola ventana.
Análisis avanzado
Además de rastrear el inventario, las soluciones especializadas ofrecen informes analíticos que te ayudarán a mejorar la toma de decisiones y centrarte en los artículos más rentables. Por ejemplo, NSYS Inventory analiza:
- Los modelos de dispositivos más populares.
- Razones de devoluciones a proveedores.
- Devoluciones por proveedor.
- Los modelos más rentables.
- Ventas y gastos a lo largo del tiempo.
Además, la funcionalidad integrada de RMA reduce el número de dispositivos defectuosos en la etapa de aceptación. Analizar las estadísticas te ayudará a comprender las principales razones de las devoluciones y la fiabilidad de los proveedores.
Rastreo de múltiples ubicaciones
Incluso las pequeñas empresas deberían usar un sistema de gestión de inventario capaz de manejar múltiples ubicaciones, ya que escalar sin él se vuelve difícil.
Analizar la información de varios almacenes por separado y de manera combinada puede proporcionar información valiosa. Por ejemplo, puedes rastrear los canales de ventas más rentables y los trabajadores más eficientes o distribuir mejor tu inventario entre las ubicaciones.
¿Qué software de gestión de inventario utilizar?
Si estás buscando un sistema de gestión de inventario para tu negocio de dispositivos usados, te recomendamos NSYS Inventory. La solución está específicamente diseñada para empresas de nuestra industria y es adecuada tanto para negocios minoristas como mayoristas. NSYS Inventory tiene todas las características necesarias mencionadas anteriormente, incluyendo el rastreo por IMEI, la gestión de múltiples ubicaciones y el análisis.
Además, está integrado con NSYS Diagnostics, por lo que obtienes automáticamente todos los resultados de las pruebas en una sola ventana.
¡Asegúrate de que tu stock esté perfectamente organizado para escalar el negocio sin escasez de inventario!
