Ein Weg, wie ein Unternehmen zur Kreislaufwirtschaft beitragen kann, ist die Verlängerung des Lebenszyklus gebrauchter Geräte. Aber wie macht man das? In unserem Artikel über MDL-Management haben wir bereits die Bedeutung der sicheren Vermögensverfolgung innerhalb der Organisation diskutiert. Heute wollen wir die Phasen des gesamten Lebenszyklus von Unternehmenselektronik und Wege zur nachhaltigeren Geräteverwaltung erkunden.
Was ist der IT-Asset-Lebenszyklus?
Der Hauptzweck des IT-Asset-Lebenszyklusmanagements (ITAM) besteht darin, die Nutzung der Geräte in jeder Phase zu maximieren. Dies geschieht sowohl aus wirtschaftlichen als auch aus ökologischen Gründen.
Die Optimierung der Asset-Nutzung reduziert übermäßige Ausgaben für Unternehmensgeräte und macht alle kostenbezogenen Aspekte der Asset-Verwaltung vorhersehbarer. Aus einer umweltfreundlichen Perspektive trägt die Verlängerung des Gerätelebenszyklus zur Kreislaufwirtschaft bei und reduziert die Überproduktion von Elektronik. Daher ist die Implementierung von ITAM-Best Practices in Ihre Geschäftsabläufe sowohl für Ihr Unternehmen als auch für den Planeten vorteilhaft.
Welche Phasen hat der IT-Asset-Lebenszyklus?
Experten unterteilen die Asset-Management-Prozesse in mehrere Phasen, um sie expliziter und strukturierter zu gestalten. Jede Organisation kann diese Phasen nach ihren Bedürfnissen festlegen, aber in der Regel gibt es drei bis fünf Hauptkategorien.
Es gibt jedoch ein Beispiel für eine detailliertere Asset-Management-Strategie. Sie wird im Artikel "IT-Asset-Management", veröffentlicht vom NIST, vorgestellt. Der vollständige Lebenszyklus von Unternehmensassets umfasst acht Stadien: Strategie, Planung, Design, Beschaffung, Betrieb, Wartung, Modifikation und Entsorgung.
Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf dessen einfachere Version werfen, die die Best Practices zur Optimierung der Asset-Nutzung kombiniert. Sie besteht aus fünf aufeinanderfolgenden Schritten:
Vorbereitung
Bevor Sie das Gerät kaufen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine durchdachte Entscheidung treffen. Um IT-Assets zu erwerben, beantworten Sie die folgenden Fragen:
- Für welche Zwecke werden neue IT-Assets verwendet?
- Können vorhandene Unternehmensgeräte für diese Zwecke wiederverwendet werden?
- Wie viele Assets benötigt das Unternehmen?
- Kann diese Anzahl irgendwie reduziert werden?
- Wie werden neue IT-Assets verwaltet? Welche Möglichkeiten hat das Unternehmen, sie wiederzuverwenden und zu recyceln?
Darüber hinaus müssen Sie überlegen, ob das vorhandene IT-Asset-Management-Tool den Bedürfnissen des Unternehmens zur Wartung der Unternehmensgeräte entspricht. In dieser Phase entscheiden Sie möglicherweise, dass Sie eine fortschrittlichere IT-Asset-Management-Lösung benötigen, um mehr Geräte zu verwalten. Dann ist es besser, den Kauf neuer Geräte zu verzögern und zuerst eine neue ITAM-Software auszuwählen und zu implementieren.
Beschaffung
Der zweite Schritt besteht darin, den effizientesten Weg für die Anschaffung neuer IT-Assets zu finden. Beispielsweise könnten Sie sich für den Kauf gebrauchter statt neuer Geräte entscheiden oder ältere Modelle den neuen vorziehen. In dieser Phase können Sie die Kosten erheblich senken, wenn Sie den Markt effizient nach den besten Angeboten durchsuchen.
Einsatz
Unternehmensgeräte müssen den Datensicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Daher sollte jedes IT-Asset mit einer Vertraulichkeitsstufe versehen werden, die für den jeweiligen Benutzer geeignet ist. Sie müssen auch den Asset-Status zuweisen, um den Zustand des Geräts, den aktuellen Benutzer und die voraussichtliche Lebensdauer zu bestimmen. All diese Informationen sind erforderlich, um das Bestandsverzeichnis des Unternehmens transparent zu halten und die vorhandenen Geräte optimal zu nutzen.
Verwaltung
Diese Phase umfasst die effiziente Wartung der IT-Assets während ihrer Nutzungsdauer. In dieser Phase sind die Reparatur von Geräten, die Verlängerung ihres Lebenszyklus und die Verhinderung von Datenverletzungen erforderlich. Um Sicherheitsrisiken zu verringern, sollten Sie außerdem den Zugriff auf das Gerät überwachen und Hard- und Softwarelösungen zur sicheren Datenlöschung einsetzen, bevor das Gerät von einem Mitarbeiter zum nächsten weitergegeben wird.
Manchmal wird dieser Schritt in zwei Teile unterteilt: Nutzung und Verwaltung. Dies ist jedoch in der Regel nicht sinnvoll, da die beiden Phasen untrennbar miteinander verbunden sind.
Entsorgung
Der letzte Teil des IT-Asset-Managements spielt eine entscheidende Rolle bei der effizienten Wartung von Unternehmensgeräten. Wenn ein IT-Asset nicht mehr funktionsfähig ist oder veraltet wurde, müssen Sie es auf das Verlassen des Unternehmens vorbereiten.
Zunächst stellen Sie sicher, dass das Gerät nicht innerhalb des Unternehmens wiederverwendet werden kann. Manchmal können veraltete oder schlecht funktionierende Assets für kleinere Aufgaben verwendet werden.
Zweitens, wenn Sie sich entscheiden, das Gerät zu entsorgen, müssen Sie eine Datenbereinigung sowohl bei Hardware- als auch bei Software-Assets durchführen. Stellen Sie sicher, dass Sie zertifizierte Lösungen verwenden, um die Möglichkeit eines Datenverlusts zu eliminieren.
Zuletzt wählen Sie die nachhaltige Option für das Ausscheiden des Assets: spenden, recyceln oder weiterverkaufen. Dieser Ansatz zeigt, dass Sie das Asset-Management verantwortungsvoll angehen und sich um die Umweltauswirkungen der Aktivitäten Ihres Unternehmens kümmern.
Welches sind die Best Practices im IT-Asset-Management?
Um das ITAM effektiver zu machen, verwenden Sie die folgenden Methoden:
- Implementierung von Prozessdokumentation. Alle Schritte der Asset-Nutzung müssen mit Hilfe von IT-Asset-Management-Software beschrieben werden. Die Dokumentation sollte transparent und kohärent sein.
- Risikomanagement. Alle Risiken im Zusammenhang mit Datenverletzungen sollten bewertet und ein Notfallplan für den Verlust von Daten erstellt werden.
- Lieferantenmanagement. Erstellen Sie ein Kommunikationsprotokoll, das jedes Mal verwendet wird, wenn Sie mit Drittanbietern als Teil Ihres Asset-Managements interagieren.
Darüber hinaus führen Sie Projektmanagementtechniken in das ITAM ein, um es besser zu organisieren. Dies erfordert eine starke Führungspersönlichkeit, die den Prozess aktiv überwacht und auftretende Probleme schnell löst.
Wie kann der Gerätelebenszyklus verlängert werden?
Asset Management ist nicht nur für Ihr Unternehmen von Vorteil, sondern auch eine umweltfreundliche Praxis, die Sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren können. Es ist jedoch nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich, wie der Lebenszyklus von Anlagen verlängert werden kann.
Lassen Sie uns über einige Praktiken sprechen, die Ihnen helfen können, die Lebensdauer dieses Geräts zu verlängern.
Regelmäßige Gerätetests sind ein Muss. Die Überprüfung des Zustands der Assets ist eine Notwendigkeit zur Vermeidung plötzlicher Ausfälle. Informieren Sie die Mitarbeiter im Voraus über geplante Tests und machen Sie diese Überprüfungen zu einem festen Bestandteil Ihrer ITAM-Routine.
Bilden Sie auch Mitarbeiter über verantwortungsvollen Gerätegebrauch aus. Bereiten Sie Schulungsressourcen vor, damit diese Informationen leicht im Unternehmen verbreitet werden können.
Denken Sie daran, die neuesten Versionen von Betriebssystemen und Apps auf den Unternehmensgeräten zu installieren. Updates bieten in der Regel fortschrittlichere Sicherheitsfunktionen und behobene Fehler. All diese Verbesserungen könnten die Lebensdauer des Geräts verlängern und den Energieverbrauch optimieren.
Achten Sie auch auf die neuesten Trends bei der Datenlöschung. Fast jedes Jahr werden neue und fortschrittlichere Richtlinien veröffentlicht, so dass Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Datenlöschsoftware diesen Richtlinien entspricht.
Fazit
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