Поддерживать актуальность корпоративных данных и информации о ваших клиентах непросто даже для малых предприятий. Когда компания растет, она оказывается перегруженной таблицами и разрозненными документами. Однако это неудобно и не безопасно. Для защиты данных и оптимизации процессов руководители бизнеса должны внедрять лучшие практики гигиены данных. В этой статье мы обсудим несколько из них и поможем вам создать стратегию управления данными для вашей компании. Присоединяйтесь!
Что такое гигиена данных?
Основная цель гигиены данных — поддержание точности всей информации. Она также известна как процесс очистки данных, который включает стандартизацию данных и удаление ошибок, дубликатов и устаревшей информации. Процесс гигиены данных должен быть непрерывной и органичной частью корпоративной культуры.
Почему гигиена данных важна?
Во-первых, правильная гигиена данных делает ваши бизнес-процессы простыми и удобными. Когда каждый сотрудник точно знает, где найти необходимые контактные данные или историю покупок клиента, рабочий процесс становится более прозрачным как для работодателей, так и для сотрудников. Кроме того, это снижает риск ошибок.
Во-вторых, наличие четких правил по поддержанию данных делает ввод данных более легким и менее времязатратным. Это особенно полезно для команд продаж и маркетинга, которые хранят записи клиентов и нуждаются в том, чтобы часто и регулярно обновлять клиентскую базу. Более того, при внедрении этих правил гигиены данных вы можете устранить ручной ввод данных из процесса и найти автоматизированные решения.
В-третьих, чистые данные улучшают принятие решений. Четкая картина ваших существующих записей критически важна для принятия решений, основанных на аналитике, и эффективного построения вашей маркетинговой стратегии.
И последнее, но не менее важное: прозрачный и регулируемый сбор данных безопасен! В наши дни защита корпоративных и клиентских данных должна быть приоритетом для любой организации. Соблюдение правил конфиденциальности данных имеет решающее значение для устранения рисков утечки данных и демонстрации вашей глубокой приверженности этическим ценностям.
Чтобы внедрить гигиену данных в ваш рабочий процесс, вам необходимо создать пошаговую стратегию на основе установленных правил качества. Мы собрали несколько практик гигиены данных, которые могут быть полезны для вашей компании:
Регулярные аудиты
Для поддержания качества гигиены данных проводите регулярные проверки всех баз данных, существующих в компании. Сосредоточьтесь на следующих шагах:
- Валидация данных. Просмотрите всю информацию и проверьте, нуждается ли она в обновлении. Исправьте ошибки и удалите дубликаты записей. Это принесет пользу общей маркетинговой и продажной деятельности вашей компании.
- Оценка системы. Взгляните на используемую вами CRM с критической точки зрения и решите, соответствует ли она потребностям компании. Аудит — идеальная возможность переосмыслить вашу текущую систему и найти способы её оптимизации.
- Внедрение новых инструментов. Если у вас возникают проблемы с поддержанием надлежащей гигиены данных, вам может потребоваться использование дополнительных и более глубоких решений, которые помогут оптимизировать процесс. Это могут быть услуги для автоматизации ввода данных или аналитики, а также передовое программное обеспечение для защиты данных.
- Управление доступами. По соображениям безопасности базы данных должны быть доступны только определенным сотрудникам. Во время аудитов вы должны проверить, что уполномоченные лица имеют доступ к конфиденциальным данным.
Обучение сотрудников
Все, кто взаимодействует с данными CRM, должны знать основные ценности гигиены данных компании. Поэтому проводите регулярные тренинги, открыто обсуждайте важность тщательного обслуживания данных и подготавливайте пошаговые описания процессов, чтобы новые сотрудники могли легко понять процесс. Сотрудников следует поощрять к поддержанию чистоты и точности данных.
Санация данных
Некоторые данные со временем становятся неактуальными. Например, вам могут не понадобиться контакты компаний, с которыми вы не работаете. Эти данные следует стирать в соответствии с нормами безопасности в области защиты данных.
Для данных, оставшихся на устройствах, используйте сертифицированные решения по уничтожению данных, такие как NSYS Data Erasure. Это обеспечит безопасную, надежную и необратимую санитизацию данных.
Стандарты данных
Это одна из наиболее критических частей гигиены данных. Чтобы обеспечить точность ваших данных, вам необходимо установить правила их сбора. Определите, какая информация вам нужна (имена клиентов, телефонные номера, адреса электронной почты и так далее) и создайте простой способ для ваших сотрудников заполнять её. Кроме того, если вы собираете один и тот же тип данных в разных местах, все они должны быть заполнены стандартным образом.
На этом этапе крайне важно подумать о данных, которые вам нужны для вашей аналитики. Например, вам может не потребоваться знать отрасль клиента для связи с ним, но эта информация может быть полезна для ваших маркетинговых кампаний. Поэтому определите ключевые категории и стандартизируйте способ заполнения данных в каждой из них.
Управление данными
Хотя гигиена данных — обязанность каждого работника, взаимодействующего с корпоративной и клиентской информацией, конкретный человек или команда должны отвечать за эти процессы. Если никто не несет ответственности за внедрение лучших практик качества данных, обучение сотрудников, проведение аудитов и другие практики, эти процессы не будут развиваться. Рабочая система управления данными — первый шаг к высококачественной гигиене данных.
Как поддерживать гигиену данных бизнесам, работающим с б/у устройствами?
Хотя практики гигиены данных универсальны и могут быть использованы любым бизнесом, давайте обсудим, как наиболее эффективно адаптировать их для бизнесов, работающих с б/у девайсами.
Помимо реализации вышеупомянутых практик, не забывайте выполнять безопасное уничтожение конфиденциальных данных на ваших складских устройствах. Это означает использование сертифицированных программных решений, таких как NSYS Data Erasure. Оно быстро санирует телефон или планшет и предоставляет отчет о том, что данные были стерты в соответствии с международными стандартами и нормативами, такими как NIST, ADISA и GDPR.
Кроме того, с помощью NSYS Data Erasure вы можете подключить до 60 устройств к одному ПК и одновременно провести уничтожение данных. Чтобы попробовать решение, кликните на ссылку ниже!
