Mantener actualizados los datos corporativos e información sobre tus clientes es un desafío, incluso para pequeñas empresas. Cuando la empresa crece, se sobrecarga con hojas de cálculo y documentos dispersos. Sin embargo, esto no es ni conveniente ni seguro. Para proteger los datos y optimizar los procesos, los líderes empresariales deben implementar las mejores prácticas de higiene de datos. En este artículo, discutiremos varias de ellas y te ayudaremos a crear una estrategia de gestión de datos para tu empresa. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la Higiene de Datos?
El objetivo principal de la higiene de datos es mantener toda la información precisa. También se le llama proceso de limpieza de datos e incluye estandarizar datos y eliminar errores, duplicados e información obsoleta. El proceso de higiene de datos debe ser continuo y formar parte de la cultura corporativa.
¿Por qué es Importante la Higiene de Datos?
En primer lugar, una higiene de datos adecuada hace que los procesos comerciales sean más directos y convenientes. Cuando cada trabajador sabe exactamente dónde encontrar los detalles de contacto necesarios o el historial de compras de un cliente, el flujo de trabajo es más transparente tanto para los empleadores como para los empleados. Además, esto reduce los riesgos de errores.
En segundo lugar, tener reglas claras sobre cómo se deben mantener los datos facilita la entrada de datos y reduce el tiempo necesario. Esto es especialmente beneficioso para los equipos de ventas y marketing que mantienen registros de clientes y necesitan completar nueva información con frecuencia y actualizar regularmente la base de clientes. Además, al implementar estas reglas de higiene de datos, puedes eliminar la entrada manual de datos del proceso y encontrar soluciones automatizadas.
En tercer lugar, los datos limpios mejoran la toma de decisiones. Ver una imagen clara de tus registros existentes es crucial para recopilar ideas basadas en datos y construir tu estrategia de marketing de manera eficiente.
Por último, pero no menos importante, ¡la recopilación de datos transparente y regulada es segura! Hoy en día, proteger los datos corporativos y de los clientes debería ser una prioridad para cualquier organización. Cumplir con las regulaciones de privacidad de datos es esencial para eliminar los riesgos de fuga de datos y mostrar tu profundo compromiso con los valores éticos.
¿Cuáles son las Mejores Prácticas de Higiene de Datos?
Para implementar la higiene de datos en tu flujo de trabajo, necesitas crear una estrategia paso a paso basada en las reglas de calidad establecidas. Hemos recopilado varias prácticas de higiene de datos que podrían ser útiles para tu empresa:
Auditorías Regulares
- Para mantener la calidad de la higiene de datos, realiza controles regulares de todas las bases de datos que existen en la empresa. Concéntrate en los siguientes pasos:
- Validación de datos. Revisa toda la información y verifica si necesita una actualización. Corrige errores y elimina registros duplicados. Esto beneficiará la actividad de marketing y ventas en general de tu empresa.
- Evaluación del sistema. Observa el CRM que estás utilizando desde una perspectiva crítica y decide si cubre las necesidades de la empresa. Una auditoría es la oportunidad perfecta para replantear tu sistema actual y encontrar una forma de optimizarlo.
- Implementación de nuevas herramientas. Si te enfrentas a un problema para mantener una higiene de datos adecuada, es posible que necesites usar soluciones adicionales y más profundas que te ayuden a agilizar el proceso. Esto podría ser servicios para automatizar la entrada de datos o análisis, así como software avanzado para la protección de datos.
- Gestión de accesos. Por razones de seguridad, las bases de datos deberían ser accesibles solo para ciertos empleados. Durante las auditorías, debes verificar que el personal autorizado tenga acceso a los datos confidenciales.
Capacitación del Personal
Todas las personas que interactúan con los datos del CRM necesitan conocer los valores fundamentales de higiene de datos de la empresa. Por lo tanto, proporciona capacitación regular, discute abiertamente la importancia de mantener los datos con cuidado y prepara descripciones de procesos paso a paso para que los nuevos trabajadores puedan entender fácilmente el proceso. Se debe alentar a los empleados a mantener los datos limpios y mantener la precisión de los datos.
Desinfección de Datos
Algunos datos se vuelven irrelevantes con el tiempo. Por ejemplo, es posible que no necesites los contactos de empresas con las que no trabajas. Estos datos deben ser borrados de acuerdo con las normas de seguridad en cuanto a protección de datos.
Para los datos que quedan en dispositivos, utiliza soluciones certificadas de destrucción de datos como NSYS Data Erasure. Proporcionará una desinfección de datos segura, segura e irreparable.
Normas de Datos
Es una de las partes más críticas de la higiene de datos. Para garantizar que tus datos sean precisos, necesitas establecer reglas para recopilarlos. Decide qué información necesitas (nombres de clientes, números de teléfono, correo electrónico, etc.) y crea una forma simple para que tus trabajadores la completen. Además, si recopilas el mismo tipo de datos en diferentes puntos, todos ellos deben completarse de manera estándar.
En este punto, es crucial pensar en los datos que necesitas para tu análisis. Por ejemplo, es posible que no necesites saber la industria del cliente para contactarlo, pero esta información puede ser beneficiosa para tus campañas de marketing. Entonces, define categorías clave y estandariza cómo completas los datos en cada una de ellas.
Gobierno de Datos
Aunque la higiene de datos es responsabilidad de cada trabajador que interactúa con la información corporativa y de los clientes, una persona o equipo debería ser responsable de estos procesos. Si nadie se encarga de implementar las mejores prácticas de calidad de datos, capacitación de empleados, auditorías, etc., estos procesos no se desarrollarán. El marco de trabajo de gobierno de datos en funcionamiento es el primer paso hacia una higiene de datos de alta calidad.
¿Cómo Mantener la Higiene de Datos para Negocios de Dispositivos Usados?
Aunque las prácticas de higiene de datos son universales y pueden ser utilizadas por cualquier empresa, discutamos cómo adaptarlas de manera más efectiva a empresas que utilizan dispositivos.
Además de implementar las prácticas mencionadas anteriormente, recuerda realizar una destrucción de datos segura de datos sensibles en tus dispositivos en stock. Eso significa utilizar soluciones de software certificadas, como NSYS Data Erasure. Rápidamente desinfecta el teléfono o tableta y proporciona un informe de que los datos han sido borrados de acuerdo con estándares y regulaciones internacionales como NIST, ADISA y GDPR.
Además, con NSYS Data Erasure, puedes conectar hasta 60 dispositivos a una sola PC y realizar la destrucción de datos simultáneamente. Para probar la solución, ¡haz clic en el enlace de abajo!
