即使对于小企业来说，保持企业数据和客户信息的最新状态也是一项挑战。当公司发展壮大时，它会被电子表格和分散的文档所淹没。然而，这既不方便也不安全。为了保护数据和优化流程，企业领导者应该实施数据清理的最佳实践。在本文中，我们将讨论其中的一些，并帮助您为公司制定数据管理策略。请继续阅读！
什么是数据清理？
数据清理的主要目标是保持所有信息的准确性。它也被称为数据清理过程，包括标准化数据、删除错误、重复和过时的信息。数据清理过程应该是持续的，并且是公司文化的一部分。
为什么数据清理很重要？
首先，适当的数据清理使您的业务流程更加简化和方便。当每个员工都确切知道在哪里找到所需的联系信息或客户的购买历史时，工作流程对雇主和员工来说都更加透明。此外，这减少了错误的风险。
其次，明确的数据维护规则使数据录入更加容易且不耗时。这对销售和营销团队尤其有利，因为他们需要维护客户记录并经常填写新信息和定期更新客户数据库。此外，通过实施这些数据清理规则，您可以从流程中删除手动数据录入，并找到自动化解决方案。
第三，清洁数据增强了决策过程。清晰地了解现有记录对于收集基于数据的洞察力和有效构建营销策略至关重要。
最后，透明和规范的数据收集是安全的！如今，保护企业和客户数据应该是任何组织的优先事项。遵守数据隐私法规对于消除数据泄露风险和展示您对道德价值观的深切承诺至关重要。
什么是数据清理的最佳实践？
要将数据清理纳入您的工作流程，您需要根据既定的质量规则创建逐步的策略。我们收集了一些可能对您的公司有用的数据清理实践：
定期审计
为了保持数据清理的质量，定期检查公司中存在的所有数据库。重点关注以下步骤：
- 数据验证：检查所有信息，看看是否需要更新。纠正错误并删除重复记录。这将有利于公司的整体营销和销售活动。
- 系统评估：从批判的角度看待您正在使用的 CRM，并决定它是否满足公司的需求。审计是重新考虑当前系统并找到优化方法的完美机会。
- 实施新工具：如果您在保持适当的数据清理方面遇到问题，可能需要使用更多、更深入的解决方案来简化流程。这可能是用于自动化数据输入或分析的服务，以及用于数据保护的先进软件。
- 管理访问：出于安全原因，数据库应仅对特定员工可访问。在审计期间，您应该检查授权人员是否可以访问机密数据。
员工培训
所有与 CRM 数据交互的人都需要了解公司的核心数据清理价值。因此，提供定期培训，公开讨论仔细数据维护的重要性，并准备详细的流程描述，以便新员工可以轻松理解流程。应鼓励员工保持数据清洁并保持数据准确性。
数据清理
一些数据随着时间的推移变得不相关。例如，您可能不需要与不合作的公司的联系人。这些数据应根据数据保护的安全规范删除。
对于设备上剩余的数据，请使用经过认证的数据销毁解决方案，如 NSYS Data Erasure。它将提供安全、可靠且不可恢复的数据清理。
数据标准
这是数据清理中最关键的部分之一。为了确保数据的准确性，您需要制定收集数据的规则。决定您需要哪些信息（客户姓名、电话号码、电子邮件等），并为员工创建一种简单的填写方式。此外，如果在不同点收集相同类型的数据，所有数据都应以标准方式填写。
在这一点上，考虑您分析所需的数据非常重要。例如，您可能不需要了解客户的行业即可联系他们，但这信息对于您的营销活动可能很有用。因此，定义关键类别并标准化每个类别中数据的填写方式。
数据治理
尽管数据清理是每个与企业和客户信息交互的员工的责任，但应有一个人或团队负责这些过程。如果没有人负责实施最佳数据质量实践、员工培训、审计等，这些过程就不会发展。有效的数据治理框架是实现高质量数据清理的第一步。
