Garder les données de l'entreprise et les informations sur vos clients à jour est un défi, même pour les petites entreprises. Lorsque l'entreprise grandit, elle est surchargée de feuilles de calcul et de documents épars. Cependant, ce n'est ni pratique ni sûr. Pour protéger les données et optimiser les processus, les dirigeants doivent mettre en œuvre les meilleures pratiques d'hygiène des données. Dans cet article, nous discuterons de plusieurs d'entre elles et vous aiderons à créer une stratégie de gestion des données pour votre entreprise. Suivez-nous !
Qu'est-ce que l'Hygiène des Données ?
L'objectif principal de l'hygiène des données est de maintenir toutes les informations exactes. Cela s'appelle aussi un processus de nettoyage des données et comprend la standardisation des données et la suppression des erreurs, des doublons et des informations obsolètes. Le processus d'hygiène des données doit être continu et faire partie de la culture d'entreprise.
Pourquoi l'Hygiène des Données est-elle Importante ?
Tout d'abord, une bonne hygiène des données rend vos processus commerciaux plus simples et plus pratiques. Lorsque chaque employé sait exactement où trouver les coordonnées nécessaires ou l'historique d'achat d'un client, le flux de travail est plus transparent pour les employeurs et les employés. De plus, cela réduit les risques d'erreurs.
Deuxièmement, avoir des règles claires sur la manière dont les données doivent être maintenues rend la saisie des données plus facile et moins chronophage. Cela est particulièrement bénéfique pour les équipes de vente et de marketing qui maintiennent les dossiers des clients et doivent remplir de nouvelles informations fréquemment et mettre à jour régulièrement la base de clients. De plus, en mettant en œuvre ces règles d'hygiène des données, vous pouvez supprimer la saisie manuelle des données du processus et trouver des solutions automatisées.
Troisièmement, des données propres améliorent la prise de décision. Voir une image claire de vos dossiers existants est crucial pour collecter des informations basées sur les données et construire efficacement votre stratégie marketing.
Enfin, la collecte de données transparente et réglementée est sûre ! De nos jours, protéger les données de l'entreprise et des clients doit être une priorité pour toute organisation. Se conformer aux réglementations sur la confidentialité des données est essentiel pour éliminer les risques de fuite de données et montrer votre profond engagement envers les valeurs éthiques.
Quelles sont les Meilleures Pratiques d'Hygiène des Données ?
Pour intégrer l'hygiène des données dans votre flux de travail, vous devez créer une stratégie étape par étape basée sur les règles de qualité établies. Nous avons rassemblé plusieurs pratiques d'hygiène des données qui pourraient être utiles pour votre entreprise :
Audits Réguliers
Pour maintenir la qualité de l'hygiène des données, effectuez des contrôles réguliers de toutes les bases de données existant dans l'entreprise. Concentrez-vous sur les étapes suivantes :
- Validation des données : passez en revue toutes les informations et vérifiez si elles nécessitent une mise à jour. Corrigez les erreurs et supprimez les enregistrements en double. Cela profitera à l'activité marketing et commerciale de votre entreprise.
- Évaluation du système : examinez le CRM que vous utilisez d'un point de vue critique et décidez s'il répond aux besoins de l'entreprise. Un audit est l'occasion idéale de repenser votre système actuel et de trouver un moyen de l'optimiser.
- Mise en œuvre de nouveaux outils : si vous rencontrez des problèmes pour maintenir une bonne hygiène des données, vous pouvez avoir besoin d'utiliser des solutions supplémentaires et plus approfondies qui vous aideront à simplifier le processus. Il peut s'agir de services pour automatiser la saisie de données ou l'analyse, ainsi que de logiciels avancés pour la protection des données.
- Gestion des accès : pour des raisons de sécurité, les bases de données doivent être accessibles uniquement à certains employés. Lors des audits, vous devez vérifier que le personnel autorisé a accès aux données confidentielles.
Formation des Employés
Toutes les personnes qui interagissent avec les données du CRM doivent connaître les valeurs fondamentales de l'hygiène des données de l'entreprise. Par conséquent, fournissez une formation régulière, discutez ouvertement de l'importance de l'entretien minutieux des données et préparez des descriptions de processus détaillées afin que les nouveaux employés puissent comprendre facilement le processus. Les employés doivent être encouragés à garder les données propres et à maintenir l'exactitude des données.
Assainissement des Données
Certaines données deviennent obsolètes avec le temps. Par exemple, vous n'avez peut-être pas besoin des contacts des entreprises avec lesquelles vous ne travaillez plus. Ces données doivent être effacées conformément aux normes de sécurité en matière de protection des données.
Pour les données laissées sur les appareils, utilisez des solutions de destruction de données certifiées comme NSYS Data Erasure. Cela fournira un assainissement des données sûr, sécurisé et irréversible.
Normes de Données
C'est l'une des parties les plus critiques de l'hygiène des données. Pour garantir l'exactitude de vos données, vous devez établir des règles pour les collecter. Décidez des informations dont vous avez besoin (noms des clients, numéros de téléphone, e-mails, etc.) et créez un moyen simple pour vos employés de les remplir. De plus, si vous collectez le même type de données à différents points, toutes doivent être remplies de manière standard.
À ce stade, il est crucial de penser aux données dont vous avez besoin pour vos analyses. Par exemple, vous n'avez peut-être pas besoin de connaître le secteur d'activité du client pour le contacter, mais cette information peut être utile pour vos campagnes marketing. Donc, définissez des catégories clés et standardisez la manière dont vous remplissez les données dans chacune d'elles.
Gouvernance des Données
Bien que l'hygiène des données soit la responsabilité de chaque employé qui interagit avec les informations de l'entreprise et des clients, une personne ou une équipe doit être responsable de ces processus. Si personne n'est chargé de mettre en œuvre les meilleures pratiques de qualité des données, de la formation des employés, des audits, etc., ces processus ne se développeront pas. Un cadre de gouvernance des données efficace est la première étape pour une hygiène des données de haute qualité.
Comment Maintenir l'Hygiène des Données pour les Entreprises des Appareils d’Occasion?
Bien que les pratiques d'hygiène des données soient universelles et puissent être utilisées par toute entreprise, discutons de la manière de les adapter le plus efficacement possible aux entreprises qui utilisent des dispositifs.
En plus de mettre en œuvre les pratiques mentionnées ci-dessus, rappelez-vous de procéder à la destruction sécurisée des données sensibles sur vos appareils en stock. Cela signifie utiliser des solutions logicielles certifiées, comme NSYS Data Erasure. Cela permet de nettoyer rapidement le téléphone ou la tablette et de fournir un rapport confirmant que les données ont été effacées conformément aux normes et réglementations internationales telles que NIST, ADISA et GDPR.
De plus, avec NSYS Data Erasure, vous pouvez connecter jusqu'à 60 appareils à un seul PC et effectuer simultanément la destruction des données. Pour essayer la solution, cliquez sur le lien ci-dessous !
