Es ist eine Herausforderung, Unternehmensdaten und Informationen über Ihre Kunden aktuell zu halten, selbst für kleine Unternehmen. Wenn das Unternehmen wächst, wird es mit Tabellenkalkulationen und verstreuten Dokumenten überladen. Dies ist jedoch weder bequem noch sicher. Um die Daten zu schützen und Prozesse zu optimieren, sollten Geschäftsführer beste Praktiken zur Datenhygiene implementieren. In diesem Artikel werden wir mehrere davon besprechen und Ihnen helfen, eine Datenmanagementstrategie für Ihr Unternehmen zu erstellen. Folgen Sie uns!
Was ist Datenhygiene?
Das Hauptziel der Datenhygiene besteht darin, alle Informationen genau zu halten. Sie wird auch als Datenbereinigungsprozess bezeichnet und umfasst die Standardisierung von Daten sowie die Entfernung von Fehlern, Duplikaten und veralteten Informationen. Der Prozess der Datenhygiene sollte kontinuierlich und Teil der Unternehmenskultur sein.
Warum ist Datenhygiene wichtig?
Zunächst einmal erleichtert eine ordnungsgemäße Datenhygiene Ihre Geschäftsprozesse und macht sie bequemer. Wenn jeder Mitarbeiter genau weiß, wo er die benötigten Kontaktdaten oder die Kaufhistorie eines Kunden finden kann, ist der Arbeitsablauf sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter transparenter. Dies reduziert zudem die Risiken von Fehlern.
Zweitens erleichtern klare Regeln darüber, wie Daten gepflegt werden sollen, die Dateneingabe und sparen Zeit. Dies ist besonders vorteilhaft für Vertriebs- und Marketingteams, die Kundenakten pflegen und regelmäßig neue Informationen eintragen sowie die Kundenbasis regelmäßig aktualisieren müssen. Darüber hinaus können Sie durch die Implementierung dieser Datenhygieneregeln die manuelle Dateneingabe aus dem Prozess entfernen und automatisierte Lösungen finden.
Drittens verbessert saubere Daten die Entscheidungsfindung. Ein klares Bild Ihrer vorhandenen Datensätze zu sehen, ist entscheidend, um datengestützte Einsichten zu sammeln und Ihre Marketingstrategie effizient zu gestalten.
Last but not least ist eine transparente und regulierte Datenerfassung sicher! Heutzutage sollte der Schutz von Unternehmens- und Kundendaten für jede Organisation eine Priorität sein. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist unerlässlich, um Risiken von Datenlecks zu eliminieren und Ihr tiefes Engagement für ethische Werte zu zeigen.
Welche sind die besten Praktiken zur Datenhygiene?
Um Datenhygiene in Ihren Arbeitsablauf zu implementieren, müssen Sie eine schrittweise Strategie basierend auf den festgelegten Qualitätsregeln erstellen. Wir haben mehrere Praktiken zur Datenhygiene gesammelt, die für Ihr Unternehmen nützlich sein könnten:
Regelmäßige Audits
Um die Qualität der Datenhygiene aufrechtzuerhalten, führen Sie regelmäßige Überprüfungen aller vorhandenen Datenbanken im Unternehmen durch. Konzentrieren Sie sich auf die folgenden Schritte:
- Daten validieren. Gehen Sie alle Informationen durch und überprüfen Sie, ob ein Update erforderlich ist. Korrigieren Sie Fehler und löschen Sie doppelte Datensätze. Das wird die gesamte Marketing- und Vertriebstätigkeit Ihres Unternehmens fördern.
- Das System bewerten. Betrachten Sie das CRM, das Sie verwenden, aus einer kritischen Perspektive und entscheiden Sie, ob es den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Ein Audit ist die perfekte Gelegenheit, Ihr aktuelles System zu überdenken und einen Weg zur Optimierung zu finden.
- Neue Tools implementieren. Wenn Sie ein Problem mit der Aufrechterhaltung einer ordnungsgemäßen Datenhygiene haben, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche und tiefgreifendere Lösungen, die Ihnen helfen, den Prozess zu straffen. Dies könnte Dienste zur Automatisierung der Dateneingabe oder Analytik sowie fortschrittliche Software zum Datenschutz umfassen.
- Zugänge verwalten. Aus Sicherheitsgründen sollten die Datenbanken nur bestimmten Mitarbeitern zugänglich sein. Während der Audits sollten Sie überprüfen, ob autorisiertes Personal Zugang zu vertraulichen Daten hat.
Schulung der Mitarbeiter
Alle Personen, die mit CRM-Daten interagieren, müssen die Kernwerte der Datenhygiene des Unternehmens kennen. Daher bieten Sie regelmäßige Schulungen an, diskutieren Sie offen die Bedeutung einer sorgfältigen Datenpflege und bereiten Sie schrittweise Prozessbeschreibungen vor, damit neue Mitarbeiter den Prozess leicht verstehen können. Mitarbeiter sollten dazu ermutigt werden, Daten sauber zu halten und die Genauigkeit der Daten zu wahren.
Datenbereinigung
Einige Daten werden mit der Zeit irrelevant. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise nicht die Kontakte von Unternehmen, mit denen Sie nicht zusammenarbeiten. Diese Daten sollten gemäß den Sicherheitsnormen zum Datenschutz gelöscht werden.
Für auf Geräten verbleibende Daten verwenden Sie zertifizierte Datenvernichtungslösungen wie NSYS Data Erasure. Dies gewährleistet eine sichere, sichere und unwiederbringliche Datenbereinigung.
Datenstandards
Es ist einer der wichtigsten Teile der Datenhygiene. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten genau sind, müssen Sie Regeln für deren Erfassung festlegen. Entscheiden Sie, welche Informationen Sie benötigen (Kundennamen, Telefonnummern, E-Mail usw.) und schaffen Sie eine einfache Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, sie einzugeben. Moreover, if you collect the same type of data at different points, all of them should be filled in a standard manner.
An diesem Punkt ist es entscheidend, über die Daten nachzudenken, die Sie für Ihre Analysen benötigen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise nicht die Branche des Kunden kennen, um ihn zu kontaktieren, aber diese Information kann für Ihre Marketingkampagnen von Vorteil sein. Definieren Sie also Schlüsselkategorien und standardisieren Sie, wie Sie Daten in jeder davon erfassen.
Datenverwaltung
Obwohl die Datenhygiene die Verantwortung jedes Mitarbeiters ist, der mit Unternehmens- und Kundendaten interagiert, sollte eine Person oder ein Team für diese Prozesse verantwortlich sein. Wenn niemand für die Implementierung bester Datenqualitätspraktiken, Mitarbeitertraining, Audits usw. verantwortlich ist, werden sich diese Prozesse nicht entwickeln. Ein funktionierendes Datenverwaltungsrahmenwerk ist der erste Schritt zu einer hochwertigen Datenhygiene.
Wie kann man die Datenhygiene für Unternehmen, die gebrauchte Geräte verwenden, aufrechterhalten?
Obwohl die Praktiken zur Datenhygiene universell sind und von jedem Unternehmen genutzt werden können, lassen Sie uns besprechen, wie sie am effektivsten für Unternehmen angepasst werden können, die Geräte verwenden.
Neben der Implementierung der oben genannten Praktiken denken Sie daran, eine sichere Datenvernichtung sensibler Daten auf Ihren Lagergeräten durchzuführen. Das bedeutet, zertifizierte Softwarelösungen wie NSYS Data Erasure zu verwenden. Sie führt schnell eine Datenbereinigung durch und stellt einen Bericht bereit, dass die Daten gemäß internationalen Standards und Vorschriften wie NIST, ADISA und GDPR gelöscht wurden.
Darüber hinaus können Sie mit NSYS Data Erasure bis zu 60 Geräte an einen einzelnen PC anschließen und die Datenvernichtung gleichzeitig durchführen. Um die Lösung auszuprobieren, klicken Sie auf den folgenden Link!
